学会・研究会の懇親会をケータリングで開くときは、プログラムの終了時刻と会場を使える時間から段取りを逆算するのがポイントです。そのうえで、食事制限の内容と請求書の宛名・様式を早めに共有すると、提案と見積りが具体的になります。当社が大学の食堂で対応した50名様の教員交流会では、全9品とお飲み物をスタッフ6名でご用意し、総額は451,800円（税込）でした。
プログラムの終了時刻から段取りを逆算する
学会・研究会の懇親会は、研究発表やシンポジウムが終わったあとに始まります。発表が長引けば、開会も後ろにずれます。そのため料理の内容より先に、プログラムの終了時刻と会場を使える時間を確認しておくことが大切です。
当社がご提案している当日の進行は、次の流れが基本です。
| 進行 | 当社の作業 | 事務局の方にお願いすること |
|---|---|---|
| 開会前 | 会場を設営し、料理台・ドリンクを整えます。 | 会場に入れる時刻と搬入経路の共有 |
| 研究発表終了 | 開会に合わせて料理の提供を準備します。 | 終了時刻がずれそうなときの連絡 |
| 受付・開会 | 参加者の入場に合わせて提供を始めます。 | 受付と開会のご挨拶 |
| 乾杯・情報交換 | お料理の提供からドリンクサービスまでスタッフが対応します。 | 乾杯の発声者・進行の共有 |
| 閉会・撤収 | 片付け・原状回復まで対応します。 | 閉会のご挨拶と退室期限の確認 |
進行は当社の学会・研究会レセプションのシーンページに掲載している一例です。設営・撤収や提供時間は、会場の利用条件に合わせて調整します。
設営にかかる時間の目安として、当社のご利用ガイドには50名様・夕方開催の例を載せています。14:00頃に設営を始め、17:30に開宴、19:30に終宴です。この例では設営に約3時間30分（17:30−14:00）、宴に2時間（19:30−17:30）を使っています。発表会場とは別の部屋で懇親会を開くなら、発表中に設営を進めやすくなります。同じ部屋を転換するなら、転換の時間を挟んだ進行にしておきましょう。
事務局が事前に共有しておくこと
ご相談の際は、開催日・会場・人数・ご予算に加えて、次の内容を伺います。学内の会場で開く場合は、大学ならではの手続きも先に確認しておくと安心です。
| 共有していただくこと | 決まること | 学外の会場 | 学内の会場 |
|---|---|---|---|
| 食事制限の内容 | 対応が必要な人数・内容と、対応できる範囲 | 必要 | 必要 |
| プログラムの終了時刻 | 受付・乾杯・歓談の流れと開会時刻 | 必要 | 必要 |
| 請求書の宛名や様式 | 見積書・請求書の記載内容 | 必要 | 必要 |
| 入構と搬入の手続き | 搬入できる時刻と経路 | 会場の規定による | 必要 |
| 食堂・ホールの利用時間 | 設営を始める時刻と撤収の期限 | 会場の利用時間 | 必要 |
項目は、当社の学会・研究会レセプションと大学の教員交流会・FDのシーンページで「事前に整理しておくこと」としてご案内している内容です。会場の規定や申請方法は、会場にご確認ください。
請求書の宛名や様式は、懇親会の費用をどこが支払うかで変わります。見積書・請求書に必要な記載は、早い段階でお知らせください。当社は請求書払い（銀行振込）に対応しています。
実施例：大学の食堂での50名様の交流会（総額451,800円）
当社が対応した、大学の教員交流会の実施例です。学会の懇親会とは目的が違いますが、学内の食堂を会場にした例として段取りの参考になります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| ご利用目的 | 大学の教員交流会 |
| 人数 | 50名様 |
| 会場 | 大学の食堂 |
| 開催時間 | 18:00〜20:00 |
| お料理 | 全9品・桶寿司つき（実施当時の料理単価：お一人様3,000円・税別） |
| お飲み物 | ビール・ワイン・ソフトドリンク |
| 対応スタッフ | 6名 |
| 総額に含まれるもの | 料理・お飲み物・スタッフ・備品・設営・撤収 |
| 総額（税込） | 451,800円 |
当日のメニューは、冷菜の盛り合わせ、焼きベーコンのシーザーサラダ、サーモンマリネ、鶏肉の香草焼き、桶寿司、煮込みハンバーグ、酢豚、昔ながらのビーフカレー、ミニケーキの9品です。クロス・食器・備品一式を持ち込み、食堂での開催に合わせて設営しました。
総額を人数で割ると、1人あたり9,036円（451,800円÷50名）です。料理代の合計は150,000円（3,000円×50名・税別）なので、総額はその約3.0倍にあたります。お飲み物とスタッフ6名分の費用が含まれているためです。
過去の実施例で、料理単価・総額は実施当時の内容です。現在のコース料金とは異なります。同じ人数でも、時期・会場・内容により金額は変わります。お客様の団体名は伏せています。写真は実写ではなくイメージです。
食事制限・ハラールへの配慮の進め方
学会や研究会には、遠方や海外から参加される方もいます。宗教上の理由や体質で食べられないものがある参加者がいるかどうかは、参加申込みの段階で把握しておくと準備が進めやすくなります。
当社は、ムスリムフレンドリー国際協会の「ムスリムフレンドリー（ハラール）認定」を取得しています（2025年12月・認定対象：東山ガーデン株式会社／ハラルキチン）。アレルギーへの配慮は、内容により対応します。
- 人数と内容を伝える：配慮が必要な方の人数と、食べられないものの内容をお知らせください。
- 対応できる範囲を確認する：内容を伺ったうえで、対応できる範囲を事前にご案内します。
- 早めに相談する：申込みの締切後に人数がわかった場合も、まずはご相談ください。
あわせて、開催地らしさも考えておきたいところです。遠方から集まる先生方をお迎えする会では、名古屋らしい料理を取り入れたメニューも喜ばれます。当社の実施例では、名物の桶寿司や名古屋味噌おでんを入れた会があります。
コースの選び方と総額の目安
学会・研究会レセプションでおすすめしているのは、次の2つのコースです。コースの価格はお料理代で、お飲み物・スタッフ・備品・設営撤収などを含めた総額は別途お見積りします。
| コース（料理代・税別） | 向いている会 | メニュー構成例 |
|---|---|---|
| 5,000円（税込5,500円） | 料理の華やかさと充実感を大切にする会 | 冷菜の盛り合わせ、季節野菜のサラダ、ローストビーフ、白身魚のオーブン焼き、鶏肉の香草焼き、季節野菜の温菜、桶寿司、デザートの盛り合わせ |
| 8,000円（税込8,800円） | 大切なゲストをお迎えする、特別な集まり | ひと口前菜、魚介の冷菜、季節野菜のサラダ、ローストビーフ、白身魚の温菜、鶏肉のロースト、季節野菜の温菜、寿司の盛り合わせ、プチデザート |
メニューは構成例で、確定メニューではありません。料理・品数は季節やご要望に合わせ、お打ち合わせで決定します。コースは3,500円から10,000円（税別）まで5つあります。
総額（税込）の目安 ＝ 料理代（税別）× 人数 × 1.7〜3倍
当社の実施例3件（50〜60名様）で、総額（税込）÷（料理代×人数）は1.7倍・2.8倍・3.0倍でした。上の大学の教員交流会は、お飲み物とスタッフ6名を含めて3.0倍です。
| 人数 | コース（税別） | 料理代の合計（税別） | 総額の目安（税込） |
|---|---|---|---|
| 50名 | 5,000円 | 250,000円 | 425,000〜750,000円 |
| 50名 | 8,000円 | 400,000円 | 680,000〜1,200,000円 |
| 100名 | 5,000円 | 500,000円 | 850,000〜1,500,000円 |
| 100名 | 8,000円 | 800,000円 | 1,360,000〜2,400,000円 |
| 200名 | 5,000円 | 1,000,000円 | 1,700,000〜3,000,000円 |
料理代の合計は「料理代×人数」、総額の目安はその1.7倍と3倍を計算した概算です（例：250,000円×1.7＝425,000円、250,000円×3＝750,000円）。当社の50〜60名様の実施例3件から出した目安で、見積額を約束するものではありません。100名様以上の会では、会場・時間・依頼する範囲によって倍率が変わります。
スタッフの人数は規模に応じて配置します。実施例では50〜60名様の会で4〜6名、100名様の業界団体の新年の集いでは10名でした。当社は立食で最大1,000名様まで対応しています（1,000名様規模は提携会場ご利用時）。
参加人数が直前まで決まらないときの考え方
学会の懇親会は、参加申込みの状況によって人数が直前まで動くことがあります。見積りの段階では人数の見込みで進め、確定の期限を事務局のスケジュールに組み込んでおくと安心です。
| 時期 | 人数変更・キャンセルの扱い |
|---|---|
| 2日前まで | 人数の確定・変更は無料 |
| それ以降 | 減った分は全額のお支払い |
| 3週間前〜2週間前 | キャンセル料 ご利用料金の10% |
| 2週間前〜1週間前 | キャンセル料 ご利用料金の20% |
| 1週間前 | キャンセル料 ご利用料金の30% |
| 6日前〜3日前 | キャンセル料 ご利用料金の50% |
| 2日前〜前日 | キャンセル料 ご利用料金の80% |
| 当日 | キャンセル料 ご利用料金の100% |
詳細はお見積り時に書面でご案内します。お申込み前にご確認ください。
参加申込みの締切は、人数を確定する2日前より前に設定しておくと、確定人数で手配できます。立食では、人数より少なめの数量で組むなど、実際のお召し上がり量に合わせた調整も可能です。
お飲み物の量は、2時間の立食の場合、ビールは3名様あたり2本で見積もります。たとえば60名様なら40本（60÷3×2）、150名様なら100本（150÷3×2）です。ソフトドリンクは、テーブルレイアウトに合わせてお客様テーブルの数で決めます。お飲み物はお持ち込みもできます。提供方法や必要なグラスなどは、お打ち合わせでご相談ください。
依頼の時期は規模によります。忘年会シーズン（12月）は1か月前までのご相談が目安です。会期が決まった段階で、まずは概算のお見積りからご相談ください。
よくあるご質問
アレルギーや宗教上の食事制限に対応していますか？
ムスリムフレンドリー国際協会の「ムスリムフレンドリー（ハラール）認定」を取得しています。アレルギーへの配慮も内容により対応しますので、事前にご相談ください。
当日のスタッフ人数はどのくらいですか？
規模に応じて配置します。実施例では50〜60名様の会で4〜6名です。
会場の手配もお願いできますか？
はい。提携会場（ポートメッセなごや・名古屋港ポートビル）のご案内が可能です。お客様の会場への出張ももちろん承ります。
支払い方法を教えてください。
請求書払い（銀行振込）に対応しています。詳細はお見積り時にご案内します。
学会・研究会のおすすめコースと進行例は学会・研究会レセプションのシーンページ、学内で開く会は大学の教員交流会・FDのシーンページ、実施例の詳細は大学の教員交流会の実施例でご案内しています。会議施設を借りて開く会はウインクあいちでのケータリングの段取り、お飲み物の量は飲み物の持ち込みと量の目安、見積りの比べ方は見積りで確認する費目、手配の流れはご利用ガイドをご覧ください。