歓送迎会をケータリングで開く段取り

最初に決めること：主役の人数と挨拶・花束贈呈の予定

歓送迎会は、送る方・迎える方が主役の会です。料理の量や品数より先に、主役に向けた時間をどう取るかを決めておくと、ほかの段取りが決めやすくなります。

お見積りのご相談では、開催日・会場・人数・ご予算に加えて、次の3つを共有いただくと具体的なご提案につながります。

歓送迎会のシーンページ「事前に整理しておくこと」に挙げている項目です。すべて決まっていなくてもご相談いただけます。

送る方と迎える方が同時にいる会では、ご挨拶の人数が増えがちです。主役が何名いて、誰がどの順で話すのかを幹事の方が早めにまとめておくと、進行表と料理の段取りを同じ日に固められます。花束や記念品をどこに置いておき、誰が渡すのかも、あわせて決めておくと当日に慌てません。

当日の進行と料理の出し方

歓送迎会の進行は、乾杯から閉会までの4つの場面で考えると整理できます。場面ごとに、料理側で意識することをまとめました。

進行の一例です。設営・撤収や提供時間は、会場の利用条件に合わせて調整します。

設営にかかる時間の参考として、製造業の社内懇親会（50名様・社員食堂）の実施例では、14時から設営を始め、17時30分に開宴、19時30分に終宴しました。設営開始から開宴までは3時間30分（17時30分－14時）です。

会場を使える時間が決まっている場合は、設営の開始時刻と撤収の終了時刻を最初にお知らせください。設営から撤収までの詳しい流れは当日の流れとスタッフの動きで解説しています。

立食と着席、どちらで開くか

歓送迎会は、着席でゆっくり歓談される場合も、立食で歩き回れるようにする場合もあります。どちらが良いかは、参加者と会の目的で決まります。

立食にする場合は、主役のまわりに人が集まっても通路がふさがらない配置が大切です。料理台やドリンクの位置は、会場に合わせてご相談いただけます。会議室で開くときに先に確かめておきたい点はオフィス・会議室で開く前に確認することにまとめています。

着席にする場合も、会の途中で席を立って主役に声をかける時間を設けると、交流がしやすくなります。形式に迷うときは、参加人数と会場の広さをお知らせのうえ、お打ち合わせでご相談ください。

世代が混ざる会の料理の選び方

歓送迎会には、入社したばかりの方から長く勤めた方まで、幅広い世代が集まります。当社では和洋を組み合わせた構成を軸に、お好みや食べられないものを事前に伺っています。

歓送迎会・交流会に向けた構成例があるのは、お一人様4,000円（税別・税込4,400円）のコースです。取り分けやすい前菜と、肉料理・魚料理・ご飯ものを組み合わせています。シーンページでおすすめしている3,500円・5,000円のコースとあわせて、構成例を比べました。

各コースページの「メニュー構成例」です。確定メニューではありません。料理・品数は季節やご要望に合わせ、お打ち合わせで決定します。

長く勤めた方を送る会で、華やかさを出したいときは、桶寿司やローストビーフの入る5,000円のコースが候補になります。若手の歓迎が中心で、気軽に話せる場にしたいときは3,500円や4,000円のコースから検討できます。アレルギーなどお召し上がりになれない食材は、事前にお知らせください。5つのコースの違いは5コースの比較と選び方で詳しく比べています。

費用の目安：20〜50名様の総額

コース価格はお料理代です。お飲み物・スタッフ・備品・設営撤収などを含めた総額は、別途お見積りします。総額の見当をつけるときは、当社の実施例3件から出した「料理代（税別）×人数×1.7〜3倍」が目安になります。

倍率は、総額（税込）を「料理代（税別）×人数」で割った値です。製造業の社内懇親会は約2.8倍、大学の教員交流会は約3.0倍、団体の賀詞交歓会は約1.7倍でした。この目安で、歓送迎会の人数の目安である20〜50名様の総額を計算すると次のとおりです。

料理代×人数に1.7と3を掛けた概算です（例：4,000円×30名様＝120,000円、120,000円×1.7＝204,000円、120,000円×3＝360,000円）。当社の50〜60名様の実施例3件（実施当時の金額）から出した目安で、見積額を約束するものではありません。

実際の金額の例として、製造業の社内懇親会（お一人様4,000円・50名様）は、料理・お飲み物・スタッフ5名・備品・設営・撤収を含めて総額567,200円（税込・実施当時）でした。1名様あたりに直すと11,344円（567,200円÷50名様）です。

倍率に幅があるのは、お飲み物を手配するか、スタッフを何名にするかで費目が変わるためです。お見積りは無料で、料理・スタッフ・設営・備品などすべての費目を明記してお渡しします。ご予算と人数の目安だけでも、その範囲でできるメニューと内容をご提案します。

飲み物の量と、人数が動いたときの扱い

お飲み物は、ビール・焼酎・ワイン・ソフトドリンクなどを手配し、当日のドリンクサービスまで対応します。本数実費でのご精算も可能で、お客様による持ち込みもできます。

2時間の立食で見積もるとき、ビールは3名様あたり2本が目安です。30名様なら20本（30÷3×2）、45名様なら30本（45÷3×2）になります。ソフトドリンクは、作成するテーブルレイアウトに合わせて、お客様テーブルの数で決めます。詳しくは飲み物の持ち込みと量の目安をご覧ください。

歓送迎会は、出欠の確定が直前までずれ込むことがあります。人数の確定・変更は2日前まで無料です。それ以降に減った分は全額のお支払いとなります。キャンセル料は、開催日までの期間に応じて次のとおりです。

詳細はお見積り時に書面でご案内します。

立食では人数より少なめの数量で組むなど、実際のお召し上がり量に合わせた調整も可能です。出欠の締切は、人数の確定期限より前に設定しておくと安心です。

よくあるご質問

何日前までに依頼すればよいですか？

規模にもよりますが、忘年会シーズン（12月）は1か月前までのご相談が目安です。2週間前でも対応できる場合がありますが、予約状況によってはお受けできないことがあります。お弁当は7日前までにご注文ください。お急ぎの場合は、まずお電話でご相談ください。

予算だけ決まっている状態でも相談できますか？

はい。ご予算と人数の目安をお知らせいただければ、その範囲でできるメニューと内容をご提案します。

アレルギーや宗教上の食事制限に対応していますか？

ムスリムフレンドリー国際協会の「ムスリムフレンドリー（ハラール）認定」を取得しています。アレルギーへの配慮も内容により対応しますので、事前にご相談ください。

当日のスタッフ人数はどのくらいですか？

規模に応じて配置します。実施例では50〜60名様の会で4〜6名です。

歓送迎会の進め方とおすすめのコースは歓送迎会のシーンページでご覧いただけます。社員食堂や会議室で開く場合の準備は社内懇親会を社員食堂・会議室で開くときの準備、総額の考え方は料金とお見積り、ご依頼から当日までの流れはご利用ガイドをあわせてご覧ください。