オフィス・会議室でケータリングを開く前に確認すること

会議室や社員食堂でも立食の会は開ける

ケータリングは、お客様の会場へ出張して開く方法です。当社は社員食堂・会議室・学食などへの出張を承っています。会場を探して予約する手間がなく、移動も要りません。

社内懇親会のシーンでは、20〜60名様の立食ビュッフェをご案内しています。ふだんの職場がそのまま会場になる反面、会場の都合に合わせる必要があります。業務が終わる時刻や、部屋を使える時間は、会場ごとに違うためです。

この記事では、オフィスや会議室で開く幹事の方に向けて、相談の前に確かめておきたい4点をまとめます。会場に搬入の予約が必要な施設で開く場合は、ウインクあいちでのケータリングも参考になります。

なお、社内の会議室で飲食をしてよいか、時間外に使えるかは、社内のルールで決まります。総務など会場を管理する部署に、先に確認しておくと安心です。

確認1：会場を使える時間

最初に確認するのは、会場に入れる時刻と、出なければならない時刻です。料理と備品は開宴の前に運び込んで並べ、終宴の後に片付けて元の状態に戻します。会の時間だけでなく、前後の作業時間も会場を使える時間に含まれます。

当社の実施例（50名様・夕方開催）では、次の流れで進みました。

ご利用ガイドのタイムラインと、社内懇親会のシーンページ「事前に整理しておくこと」をもとに整理しています。時間帯はご希望に合わせて調整します。

この例では、設営を始めてから開宴まで3時間30分あります（14:00から17:30までの差）。開宴から終宴までは2時間です。会の長さだけを見て「2時間借りられれば足りる」と考えると、設営の時間が足りなくなります。

社内懇親会のシーンページでは、事前に共有いただく内容として、業務終了時刻、食堂の利用時間、翌日の原状復帰条件を挙げています。この3点がわかれば、搬入と設営の段取りを業務の妨げにならないように組めます。

確認2：料理台とドリンクの置き場所

会議室は、もともと立食の会のための部屋ではありません。長机や椅子をどこへ寄せるかで、使える広さが変わります。当社では、料理台とドリンクの場所を分けて、通路や出入口に人が集中しないレイアウトを考えます。

幹事の方が先に見ておくと役立つ点を、確認の目的とあわせて表にしました。

社内懇親会のシーンページ「部署を越えて話しやすい配置」「仕事終わりに合わせた設営」の考え方をもとに整理しています。

部屋の写真や間取りがあると、提案が早くなります。広さに不安があるときは、人数を減らす前に、まず配置の相談をしてください。立食では、人数より少なめの数量で組むなど、実際のお召し上がり量に合わせた調整も可能です。

確認3：お飲み物の手配と本数

会議室で開く会では、お飲み物をどう用意するかも決めておきます。当社では、次のいずれにも対応しています。

• 当社で手配する：ビール・焼酎・ワイン・ソフトドリンクなどを手配し、当日のドリンクサービスまで対応します。本数実費でのご精算も可能です。
• お持ち込みになる：お飲み物の持ち込みもできます。提供方法や必要なグラスなどは、お打ち合わせでご相談ください。

本数の目安は、2時間の立食で、ビールは3名様あたり2本で見積もります。ソフトドリンクは、お客様のテーブルの数に合わせて決めます。ビールの本数は、人数が決まれば次の式で計算できます。

3名様あたり2本という見積りの考え方に、人数を当てはめた計算例です。端数は切り上げています。実際の本数はお打ち合わせで決めます。

ドリンクを置く台は、料理台とは別の場所に設けます。持ち込みの場合も、置く場所を、会場の担当者とあらかじめ決めておきましょう。飲み物の手配や持ち込みの詳しい内容は、飲み物の持ち込みと量の目安でご案内しています。

確認4：費用と、実施例に見る総額

お客様の会場で開く場合も、費用の考え方は同じです。料理代のほかに、スタッフ・設営・備品・お飲み物などが加わります。出張費は会場に応じて、お見積り時に明示します。

社員食堂で開いた製造業の社内懇親会の実施例を、一例として挙げます。

実施当時の金額です。現在のコース料金とは異なります。同じ人数でも、時期・会場・内容により金額は変わります。写真は生成したイメージです。

料理代（税別）×人数は4,000円×50名で200,000円です。総額567,200円は、その約2.8倍にあたります（567,200÷200,000）。この差は、お飲み物・スタッフ・備品・設営・撤収などの費目が加わるためです。料理代だけで予算を組まず、総額で考えてください。

現在の料理代は、お一人様3,500円〜（税別・税込3,850円〜）の5コースです。社内懇親会には、3,500円と4,000円のコースをおすすめしています。費目の見方は料金とお見積り、5コースの違いはプラン一覧をご覧ください。

相談の前にそろえる確認シート

すべてが決まっていなくても、相談はできます。次の項目のうち、わかるものだけを伝えてください。

ご利用ガイドの「ご利用の流れ」と、社内懇親会のシーンページの内容をもとに整理しています。

当社はムスリムフレンドリー国際協会の「ムスリムフレンドリー（ハラール）認定」を取得しています。アレルギーへの配慮は内容により対応しますので、事前にご相談ください。お申込みから当日までの流れはご利用ガイドにまとめています。

よくあるご質問

最低注文金額はありますか？

ケータリングは20名様から、お一人様3,500円・4,000円・5,000円・8,000円・10,000円の5コース（お一人様の料理代・税別）で承ります。お弁当のお届けは10個から、オードブルは少人数からご利用いただけます。

何日前までに依頼すればよいですか？

規模にもよりますが、忘年会シーズン（12月）は1か月前までのご相談が目安です。2週間前でも対応できる場合がありますが、予約状況によってはお受けできないことがあります。お弁当は7日前までにご注文ください。お急ぎの場合は、まずお電話でご相談ください。

会場の手配もお願いできますか？

はい。提携会場（ポートメッセなごや・名古屋港ポートビル）のご案内が可能です。お客様の会場への出張ももちろん承ります。

予算だけ決まっている状態でも相談できますか？

はい。ご予算と人数の目安をお知らせいただければ、その範囲でできるメニューと内容をご提案します。

社内の会の進め方は社内懇親会のシーンページ、送別や歓迎の会は歓送迎会のシーンページ、実施例は製造業の社内懇親会で詳しくご覧いただけます。依頼時期の目安はケータリングは何日前までに頼めばいい？にまとめています。